税理士 向山裕純の税のなんだパンダ

創業45年を迎えました。難しいと思われがちな税金についてわかりやすい解説をしていきます。税金以外にも時事問題など取り上げていきます。

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領収証の電子保管の規制緩和実施

3万円以上の領収証も電子保存の対象に!

 11月5日の日本経済新聞の朝刊一面に興味深い記事が掲載されていました。『領収証の電子保管の容認』。以前から認められていたんじゃなかったかなと、思われる方もいらっしゃると思いますが、その通りです。ただし、3万円未満の場合でした。
 政府は税務調査の証拠となる領収証や契約書の原本の保存に関する規制を来年の2015年に緩和する方針とのこと。そのため領収証に対する3万円のボーダーラインがなくなり、高額の領収証に対しても電子保存が認められることになりそうなのです。

(1)現在の保存期間に関する規定
 保存期間に関する規定は会社法、税法で定められており、参考に一部を紹介いたします。
①保存期間10年
 ㋑会社法432条
  会計帳簿及び事業に関する重要な書類・・・会計帳簿の閉鎖の時から10年間
 ㋺会社法435条
  計算書類及び事業報告書並びに附属明細書・・・作成した時から10年間
②保存期間7年又は9年
 ㋑法人税法施行規則59条、67条
  取引に関する帳簿、決算に関して作 成された書類、取引の証憑書類
・・・申告書の提出期限から7年間
 ㋺電子帳簿保存法施行規則8条
  電子取引に関する電磁的記録・・・申告書の提出期限から7年間
 ㋩2008(平成20)年4月1日以後に終了した青色申告書を提出した事業年度において欠損金の生じた事業年度・ ・・・申告書の提出期限から9年間※
※青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年間に延長されたため

(2)電子文書法(e-文書法)
 e‐文書法は、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務づけられている文書や帳票の電子保存を容認する法律です。企業が書類等を電磁的記録により保存する場合の共通事項を定めた法律です。
 紙での保存に比べ画像データ化されたものは加工しやすいことかや改ざんされ易いので要件などが定められています。
①電子保存の基本的要件
 ㋑見読性: 明瞭な状態でディスプレイに表示したり、印刷した際に内容が確認でき
るように解像度や階調の目安を提示
 ㋺完全性: 自己や操作ミスによる消去の防止、改ざんや消去があった場合にその事
実を確認することができるようにしておくこと
 ㋩機密性: 許可した人以外はアクセスできないようにすること
 ㋥検索性: 必要に応じて検索できるよう事項を体系的に構成する措置を講ずること
②電子化対象外のもの
 緊急時に即座に確認する必要があるもの:船舶や車両に備える安全手引書
 現物性がきわめて高いもの:運転免許証、許可証など
 条約による制約があるもの

(3)国税関係の規定
 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」(電子帳簿保存法)及びその施行規則により、電磁記録の対象となる書類等や事前の承認申請などが定められています。
 ①承認申請
  電磁的記録により書類の保存を行う場合には、3か月前の日までに所轄税務署長に
 対して「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出し承認
 を受けなければなりません。
 ②電磁的記録の対象とならないもの
  ㋑棚卸表
  ㋺貸借対照表及び損益計算書
  ㋩計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
  ㋥取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し
    (記載された金額が3万円未満のものを除きます)
 
 このように、帳簿書類等の保存期間及び保存方法については様々な法律の規定により定められており、制限が設けられています。保存期間も長いため、保管場所の確保を含めた保管コストは何処も悩みの種となっています。
 以前から3万円未満の領収証についてはスキャナーによる保存は認められていましたが、金額による分別は手間が掛かるため全ての領収証を保管している企業が多かったようです。しかし、3万円のボーダーラインがなくなれば、保管コストの削減が期待されます。保管場所に頭を悩まされている方は、この機会に電磁的保存を検討されてみたはいかがでしょうか。
 参考資料  日本経済新聞
       文章の電子化活用ガイド(経済産業省)
       国税庁ホームページ
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